Komunikasi
bisnis adalah kegiatan pertukaran informasi atau gagasan yang dilakukan oleh
dua orang atau lebih yang memiliki tujuan tertentu khususnya dalam kegiatan
bisnis. Komunikasi bisnis pada umumnya digunakan dalam membangun dan
mengembangkan sebuah usaha (Bisnis). Oleh karena itu komunikasi yang baik dan
efektif sangat diperlukan adanya untuk menunjang keberhasilan atas suatu tujuan
bisnis.
Aktifitas
komunikasi memiliki ruang lingkup yang sangat luas. Apabila kajian komunikasi
dihubungkan dengan organisasi timbul suatu kajian tentang komunikasi
organisasi. Organisasi merupakan salah konteks penting dalam komunikasi.
Dalam
sebuah kegiatan organisasi baik manajerial maupun non manajerial, komunikasi
sangat di perlukan karena komunikasi merupakan proses yang didalamnya terdapat
fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian,pengarahan dan pengawasan agar
dapat dicapai tujuan bersama. Proses komunikasi memungkinkan manajer untuk
melaksanakan tugas-tugas para pegawainya.
Komunikasi dalam organisasi merupakan proses penyampaian
informasi yang akurat dan pemahaman atas informasi dari suatu unit (pengirim)
ke unit yang lain (penerima) tidak hanya vital dalam perumusan tujuan
organisasi, tetapi juga merupakan peralatan dan sarana penting melalui kegiatan
organisasi.
A. Pola Komunikasi
Bisnis
Meskipun
semua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam
mencapai tujuannya, perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai antara satu
organisasi dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau berbeda-beda. Bagi
perusahaan berskala kecil yang hanya memiliki beberapa karyawan, penyampaian
informasi dapat dilakukan secara langsung kepada karyawan tersebut. Lain halnya
dengan perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan,
penyampaian informasi kepada mereka merupakan suatu pekerjaan yang cukup rumit.
Bagaimana pola komunikasi (patterns of
communicationhs) terjadi dalam suatu organisasi? Secara umum, pola komunikasi
dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal (formal communication
channel) dan saluran komunikasi nonformal (informal communication channel)
1.
Saluran komunikasi formal
Dalam struktur organisasi garis,
fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan
masing-nasing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam
kaitanya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan
ataupun dari manajer ke karyawan, pola tramsformasi informasinya dapat
berbentuk komunikasi dari atas kebawah (top down atau downward communication), komunikasi
dari bawah ke atas (bottom-up atau upward communication), komunikasi horizontal
(horizontal communicationws), dan komunikasi diagonal (diagonal
communications). Selanjutnya akan dibahas mengenai keterbatasan komunikasi
formal (montana, 1993; greene, 1985)
a.
Komunikasi dari atas ke bawah
Secara sederhana, transformasi informasi
dari manajer dalam semua level ke bawahan merupakan komunikasi dari atas
kebawah (top-down atau downward communications). Aliran komunikasi dari manajer
kebawahan tersebut, umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya
dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi ke
bawah memiliki tujuan untuk menyampaikan informasi, mengarahkan, mengkoordinasi
, memotivasi, memimpin dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level
bawah.
Komunikasi
dari atas ke bawah tersebut bisa berupa lisan (oral communications) maupun
tertulis (written communications).
Komunikasi secara lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal
antara supervisor dengan karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan. Di
samping itu komunikasi tertulis juga dapat berbentuk memo, manual pelatihan,
kontak informasi, surat tugas, surat perintah, surat keputusan, surat
pemberhentian, papan pengumuman, dan buku petunjuk pelaksanaan tugas bagi
karyawan.
Salah satu kelemahan saluran informasi
dari atas ke bawah ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan atau sensor
informasi penting yang ditunjukan kepada bawahannya. Dengan kata lain, pesan
yang diterima para bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya. Ketidak lengkapan
pesan yang diterima disebabkan saluran komunikasi yang cukup panjang mulai dari
manajer puncak hingga ke karyawan.
b.
Komunikasi dari bawah ke atas
Dari struktur organisasi, komunikasi
dari bawah ke atas berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah
(karyawan) menuju ke atas (manajer).
Untuk
menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu organisasi dan mengambil
keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer memperhatikan aspirasi
yang berasal dari bawah. Keterlibatan karyawan dalam proses pengambilan
keputusan merupakan salah satu cara yang positif dalam upaya pencapaian tujuan
organisasi, selain itu para manajer harus percaya penuh kepada para bawahannya.
Kalau tidak, informasi apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat karena yang
muncul hanyalah rasa curiga dan ketidak percayaan terhadap informaasi tersebut.
Salah satu kelemahan komunikasi dari
bawah ke atas adalah kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi yang
baik-baik saja, sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan negatif atau
tidak disenangi oleh manajer cenderung disimpan atau tidak disampaikan.
c.
Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal atau sering juga
disebut dengan istilah komunikasi lateral, adalah komunikasi yang terjadi
antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar dalam suatu organisasi,
tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi,
mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang
memiliki kedudukan sejajar.
Komunikasi
horizontal menjadi penting artinya manakala setiap bagian atau departemen dalam
suatu organisasi memiliki tingkat tingkat ketergantungan yang cukup besar akan
tetapi, jika masing-masing bagian dapat bekerja secara sendiri-sendiri tanpa
harus bergantung pada bagian lainnya, komunikasi horizontal tidak sering atau
minim dipakai.
d.
Komunikasi diagonal
Bentuk komunikasi yang satu ini memang
agak lain dari beberapa bentuk komunikasi sebelumnya. Komunikasi diagonal
melibatkan komunikasi antara dua level organisasi yang berbeda, contohnya
adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian pabrik.
Bentuk
komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah:
1.
Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat dibandingkan bentuk komunikasi
tradisional.
2.
Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu
menyelesaikan masalah dalam organisasi.
Namun komunikasi diagonal juga memiliki
kelemahan. Salah satu kelemahannya adalah bahwa komunikasi diagonal dapat
mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Disamping
itu, komunikasi diagonal dalam suatu organisasi besar juga sulit untuk
dikendalikan secara efektif.
e.
Keterbatasan komunikasi formal
Meskipun sangat penting bagi organisasi
besar, namun dampak saluran komunikasi formal kurang menguntungkan dari sudut
pandang individual maupun perusahaan. Dilihat dari sudut pandang individual,
komunikasi formal sering membuat frustasi atau menjengkelkan bagi pihak
tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk ke dalam proses
pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi yang besar, untuk dapat
berkomunikasi dengan manajer puncak harus terlebih dahulu melalui lapisan
manajer yang ada dibawahnya. Artinya banyak jalur yang harus dilalui untuk
dapat berkomunikasi secara langsung dengan manajer puncak.
Kemudian dilihat dari sudut pandang
perusahaan, masalah terbesar dalam saluran komunikasi formal adalah kemungkinan
munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih
tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi berpotensi
menimbulkan kesalah pahaman.
Bagaimana
mengatasi hal tersebut? Salah satu caranya adalah dengan mengurangi jumlah
tingkatan (level) dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur
komunikasi, semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. Struktur
organisasi yang mendatar dengan tingkatan organisasi yang lebih sedikit, dan
lebih banyak rentang kendalinya akan dapat membantu mengurangi terjadinya
distorsi.
2.
Saluran komunikasi informal
Dalam jaringan komunikasi informal,
orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memerlukan jenjang hierarki,
pangkat, dan kedudukan dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang
mereka perbincangkan biasanya bersifat umum.
B.
Mengelola Komunikasi Bisnis
Ada dua hal yang perlu
di kelola dalam mengelola komunikasi, yaitu bagaimana menangani pesan-pesan
yang bersifat rutin & bagaimana menangani krisis komunikasi. Dalam
organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) lebih banyak dari
pada dalam organisasi berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan
perhatiannya pada bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) dari kegiatan
komunikasi dengan biaya (cost) tertentu. Untuk dapat memaksimumkan dan
meminimkan biaya tersebut, seseorang manajer perlu memperhatikan berbagai hal
berikut:
a.
Mengurangi Jumlah Pesan
Arus
pesan dalam suatu organisasi yang di sampaikan secara lisan maupun tertulis
perlu dikelola dengan baik. Dalam hal ini, seorang manajer organisasi perlu
menentukan skala prioritas pesan. Untuk membuat satu halaman surat di perlukan
waktu dan sumber-sumber (uang/bahan, waktu, tenaga). Organisasi juga perlu
menghitung berapa rata-rata biaya yang perlukan untuk mencatat, mengetik,
mengedit, dan mengirimkan surat serta berapa lama sebuah surat bisnis dapat di
selesaikan. Oleh karena itu, jika suatu pesan perlu diberikan secara tertulis,
sepucuk surat merupakan investasi yang baik dan berharga. Namun, jika sebuah
surat hanya akan menambah beban informasi yang akan disampaikan, mungkin lebh
baik pesan disampaikan dengan cara lain, seperti lewat telepon atau tatap muka.
b.
Intruksi yang Jelas
Kesalahan
yang menyebabkan macetnya komunikasi, mungkin dapat di bebankan kepada setiap orang yang ada dalam organisasi. Namun
dalam hal ini seorang manajer mempunyai tanggung jawab yang khusus untuk
membuat setiap orang dalam organisasi tahu apa yang harus dilakukan.
Orang-orang yang bertugas melakukan komunikasi (komunikator) sudah seharusnya
memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan, sehingga ia dapat
menghindar dirinya dari kesalahan member intruksi.
c.
Mendelegasikan Tanggung Jawab
Dalam
suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila manajer
mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang
dibebankan kepada mereka. Hal ini penting karena seorang manajer harus
mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Seorang manajer
yang bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan dengan gayanya sendiri
tentu akan merepotkan semua pihak dalam suatu organisasi.
d.
Melatih Petugas
Seseorang
yang memegang pensil tidak otomatis menjadi penulis yang baik; seseorang yang
memiliki suara yang menarik juga tidak otomatis dapat menjelaska sesuatu dengan
jelas kepada khalayak (audience). Namun, penulis maupun pembicara yang tidak
memiliki bakat alami dapat menjadi penulis dan pembicara yang baik melalui
latihan-latihan yang teratur dan terencana dengan baik.
Oleh
karena itu, suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan
keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaan/tugasnya berhubungan
erat dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi
gaya organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga perlu
meningkatkan dan mapu memperlancar kemampuan berbahasa dan keterampilan
presentasinya, sehingga komunikasi bisa menjadi lebih baik dan lancar.
C. Masalah Komunikasi
Dalam Organisasi
Hambatan-Hambatan Terhadap
Komunikasi yang Efektif Di Dalam Organisasi
1. Hambatan Teknis
Keterbatasan fasilitas
dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang dengan adanya
temuan baru dibidang kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, sehingga
saluran komunikasi dapat diandalkan dan efesien sebagai media komunikasi.
2. Hambatan Semantik
Gangguan semantik
menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif.
Definisi semantik sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa.
Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian
[komunikator dan komunikan], tetapi seringkali proses penafsirannya keliru.
Tidak adaya hubungan antara Simbol [kata] dan apa yang disimbolkan [arti atau
penafsiran], dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda
dari apa yang dimaksudkan sebenarnya.
Untuk menghindari miss
komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat
sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran
terhadap kata-kata yang dipakainya.
3. Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya
faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan,
kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat panca indera seseorang
Kesimpulan :
Dalam
sebuah kegiatan organisasi baik manajerial maupun non manajerial, komunikasi
sangat di perlukan karena komunikasi merupakan proses yang didalamnya terdapat
fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian,pengarahan dan pengawasan agar
dapat dicapai tujuan bersama. Proses komunikasi memungkinkan manajer untuk
melaksanakan tugas-tugas para pegawainya. Secara umum, pola
komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal (formal
communication channel) dan saluran komunikasi nonformal (informal communication
channel). Dalam komunikasi juga terdapat hambatan-hambatan, diantaranya
hambatan teknis, semantik & manusiawi. Oleh karena itu, suatu organisasi
dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan keterampilan berkomunikasi bagi
orang-orang yang pekerjaan/tugasnya berhubungan erat dengan masalah komunikasi.
Sumber
:
http://pendidikanekonomia.blogspot.co.id/2013/10/komunikasi-bisnis.html
http://www.peribahasaindonesia.com/bentuk-bentuk-dasar-komunikasi/
http://groupof3.blogspot.co.id/2013/12/tujuan-manfaat-komunikasi-bisnis.htmlhttp://fungsiumum.blogspot.co.id/2013/06/cara-memperbaiki-komunikasi-dalam-bisnis.html
http://laelyhfsh.blogspot.co.id/2016/03/komunikasi-bisnis.html
http://dipisolo.tripod.com/content/silabus/kombis.htm
http://www.elearning.gunadarma.ac.id/index.php?option=com_wrapper&Itemid=36
http://www.feedsia.com/2015/12/komunikasi-bisnis.html
http://www.ilmu-ekonomi-id.com/2017/04/pengertian-tujuan-dan-unsur-unsur-komunikasi-bisnis.html
http://www.academia.edu/15093354/Rangkuman_Komunikasi_dalam_Organisasi
http://www.kajianpustaka.com/2013/09/pengertian-dan-fungsi-komunikasi-dalam.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar